Traccia tempo e... denaro con fogli di presenze in Microsoft Excel



Al giorno d’oggi ci sono diverse realtà lavorative: non tutti lavorano in un’azienda con il tesserino marca tempo, con cui tracciare le proprie presenze e quindi le ore di lavoro svolte. Una realtà sicuramente emergente è anche quella di coloro che lavorano da casa e quindi da “remoto”.
Ecco allora che giunge la necessità di crearsi un proprio foglio di presenze dove, giorno per giorno, possiamo tracciare le ore lavorative svolte, comprese le pause e le ore di straordinario.

In questo post vi presento come fare un foglio di presenze con Microsoft Excel, dove per ogni giorno lavorativo viene riportata l’ora di entrata, quella di uscita, la pausa pranzo, le ore totali lavorate, distinte anche tra ore regolari (8 ore) e ore di straordinario (al di sopra delle 8 ore).

1. Aprire Microsoft Excel
2. Iniziare a scrivere nella prima riga le seguenti voci: Entrata, Pranzo, Fine Pranzo, Uscita, Ore  Regolari, Ore di Straordinario

3. Portarsi col mouse sulla scheda"Visualizza", poi "Blocca Riquadri", e selezionare "Blocca riga superiore"
4. A quel punto si aprirà una finestra di dialogo, nel menu a tendina denominato Categoria, selezionare "Data" e scegliere il formato che si vuole utilizzare nella colonna adibita alle date
5. Nelle celle dove si andranno ad indicare le ore identificate dalle colonne “Entrata”, “Pranzo”, “Fine Pranzo” ed “Uscita” il formato è Personalizzato, per cui si seleziona col mouse tutte le celle che andranno con quel formato, si fa clic col tasto destro del mouse e come prima si aprirà una finestra di dialogo, selezionare nel menu a tendina a sinistra Personalizzato e fare clic su hh:mm

7. In questo esempio distingueremo soltanto tra le ore totali di lavoro, le ore regolari di lavoro e quelle di straordinario, pertanto:
a. Le “Ore Totali” si andranno a definire con la seguente formula in cella H2 : =(C2-B2)+(E2-D2) Sono la somma tra due differenze: la prima tra “Pranzo” ed “Entrata” e la seconda tra “Uscita”
e “Fine Pranzo”

  
b) le “Ore regolari" saranno definite come la differenza tra le “Ore Totali” e le “Ore di straordinario” per cui in cella F2 si andrà a definire la seguente formula: H2-G2
c)  Le "Ore di straordinario" saranno definite come la differenza tra le “Ore Totali” meno le “Ore Regolari” per cui in cella G2 definisco la seguente formula: =H2-$L$2Da notare che L2 identifica la cella dove ho scritto le mie 8 ore nel formato hh:mm: essendo un valore fisso per tutte le differenze che andrò a svolgere giorno per giorno, si interpone il segno dollaro $. Se non mettessi il valore dollaro la formula andrebbe a cercare il valore della cella successiva a sottostante in colonna L.

8. Popolando manualmente “Data”, “Entrata”, “Pranzo”, “Fine pranzo” e “Uscita” vedremo che le “Ore regolari”, le “Ore totali” e le “Ore di Straordinario si popoleranno invece automaticamente. Importate ricordarsi di espandere le formule, per questo uno dei vari modi è ad esempio per espandere la formula delle ore totali, portarsi sulla cella H2 che sarà quindi evidenziata da un contorno verde, posizionarsi sul quadratino in basso a destra del contorno della cella finché il puntatore del mouse non diventa una croce nera. A quel punto fare clic e tenendo premuto il mouse (tasto sinistro) e trascinarlo giù di tante celle quante vogliamo. Nell'immagine seguente le celle pre-popolate sono tutte quelle in cui è possibile estendere le formule. Alla riga 26 troviamo le ore mensili di novembre regolari e quelle di straordinario che si calcolano rispettivamente con le formule =SOMMA(F2:F25)  e =SOMMA(G2:G25)

9. Possiamo infine sbizzarrirci riportandoci nella scheda Home e giocando coi colori e con lo stile grafico.
9. Si può poi rinominare un foglio come " Ore e Fatturato 2018" creandovi una tabella con le seguenti voci: "Mese" e "Ore di Straordinario".
10. Per fare in modo che questo foglio prenda i dati, delle ore di straordinario, da ogni mese riportato separatamente negli altri fogli:
a. Metodo 1: basta portarsi ad esempio in una cella vuota del foglio “Novembre 2018” e scrivere “=”, poi portarsi nel foglio denominato Novembre 2018, fare clic sulla cella che riporta il totale delle ore di straordinario e cliccare su Invio (da tastiera);
b. Metodo 2: basta portarsi ad esempio in una cella vuota del foglio “novembre” ='Novembre 2018'!G26
Dove tra virgolette va il nome del foglio chiamato col nome del mese, nel nostro esempio "Novembre 2018, seguito da punto esclamativo ! E dalla cella G26 che nel nostro esempio identifica la cella di quel foglio da cui noi estrapoliamo le ore.
11. Per inserire il grafico, si rimane nel foglio "Ore e Fatturato 2018" dove abbiamo creato la tabella riassuntiva che riporta le ore di straordinario mese per mese, la selezioniamo (1), andiamo nella scheda Inserisci (2), selezioniamo grafici consigliati (3), selezioniamo l’istogramma (4) e poi diamo l’OK (5)
12.  A questo punto possiamo sbizzarrirci con lo stile del grafico, posizionandosi su di esso e scegliendo i colori e gli stili che più ci piacciono.

 E SE VOLESSIMO SAPERE QUANTO ABBIAMO FATTURATO A FINE MESE E I TREND NEI MESI SUCCESSIVI?

1.      Ritorno nel foglio denominato “Novembre 2018” e creo una tabella dove metto la paga oraria regolare e quella per le ore di straordinario. In questo caso, a titolo di esempio ho scelto 10 Euro per la paga oraria base e 20 Euro per la paga oraria di straordinario. Come sempre, è importante definire il formato delle celle. In questo caso seleziono 10 e 20, faccio clic col tasto destro del mouse poi seleziono Formato Celle, Valuta.
2.      Aggiungo due colonne alla mia tabellona, denominate “Paga Base Giornaliera” e “Paga Base Extra”: “Paga Base Giornaliera” la calcolo scrivendo in cella I2 la seguente formula: =F2*$O$2*24. O2 è la paga giornaliera di base di 10 Euro ed essendo fissa, interpongo il segno dollaro $.
“Paga Base Extra” la calcolo scrivendo in cella L2 la seguente formula: =G2*$O$3*24.
O3 è la paga giornaliera extra di 20 Euro ed essendo fissa, interpongo il segno dollaro $.
Estendendo entrambe le formule fino alla riga 26 ottengo rispettivamente la “Nov 2018 Paga Base” e la “Nov 2018 Paga Extra”. Sommandole ottengo infine “Nov 2018 Paga Totale”.

3.      Analogamente a prima con le ore di straordinario, per avere un grafico che riporti il fatturato mese per mese, evidenziando la retribuzione mensile base da quella straordinaria, si fa una tabella con 3 colonne che indicano rispettivamente: “Mese”, “Paga Base” e “Paga Extra”.
Per Novembre 2018 avremo come “Paga Base” la seguente formula ='Novembre 2018'!I26 che sostanzialmente estrapola il valore nel foglio denominato “Novembre 2018 in cella I26; come “Paga Extra avremo invece la seguente formula: ='Novembre 2018'!J26.
4.      Per inserire il grafico, si rimane nel foglio "Ore e Fatturato 2018" dove abbiamo creato la tabella riassuntiva che riporta le ore di straordinario mese per mese, la selezioniamo (1), andiamo nella scheda Inserisci (2), selezioniamo l’istogramma (3) e poi diamo l’OK. Anche qui possiamo poi sbizzarrirci coi colori (4).

Se volete una base da cui partire, è possibile scaricare il file su cui ho lavorato al link seguente:




Commenti

  1. dovevo creare un foglio ore per mia figlia e ho trovato te grazie ci provo subito

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  2. Davvero un'ottima guida dettagliata che mi sarebbe servita un paio d'anni fa per tracciare gli straordinari che facevo. Sempre utile :)

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  3. No, vabbè! Per me sei un genio. Io non avrei mai pensato di fare un file excel per organizzare le mie giornate e soprattutto grazie per aver spiegato nel dettaglio come fare

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  4. guarda, è proprio adatto a me! io lavoro da remoto e quindi non so mai come calcolare! mi sembra davvero una bella idea!

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  5. Roberto Forcina20 novembre 2018 16:21

    mi sembrava di aver commentato già...comunque credo sia un ottimo tutorial, non solo per organizzare gli orari, ma credo anche per molto altro! Grazie!!!!

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  6. Grazie mille, questo articolo mi ha aiutato molto! penso sarà utilissimo a tanti! :)

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  7. Al giorno d'oggi saper usare Excel è quasi d'obbligo e non tutti ne sono a conoscenza. La tua guida è chiara ed ha reso un lavoro difficilotto banale, grazie :) - Paolo

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  8. Mi capiti proprio a puntino! Me lo sono salvato perché mi serve al lavoro ed io sono sempre una frana con Excel! Grazie

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  9. Ecco una cosa che devo iniziare a fare per bene. Devo tornare a mettere le mani in Excel!

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  10. Grazie d'avvero, un articolo utile, interessante e ben scrutto

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  11. i tuoi consigli su come utilizzare i fogli Excel mi sono davvero utili per rispolverarne l'utilizzo

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  12. Mannaggia, io non lo so usare, per cui mi salvo l'articolo così non lo perdo

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  13. Io ed Excel non andiamo molto d'accordo ma l'idea che ci proponi mi piace per cui seguirò passo per passo, grazie!

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  14. Molto bello questo articolo! Chi lavora come libero professionista, ma non solo, può trarre un grande spunto sia di metodo di lavoro che pratico per creare il foglio presenza con Excel! TOP :)

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  15. Mi sembra proprio un'ottima guida per creare un chiaro grafico per organizzare le giornate lavorative. Davvero una bella idea, complimenti!

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  16. Io son proprio negata ma grazie al tuo articolo mi metterò con calma e spero di riuscire.

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  17. Ma che bella spiegazione, non conoscevo questa applicazione del programma. Mi sarà veramente molto utile. Grazie.

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  18. Wow davvero utile anche per chi come me lavora da sola, mi aiuterebbe a capire quanto guadagno ogni giorno rapportato alle ore di lavoro ;)

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  19. Io sono un po' imbranata con questo programma ... Provo a fare questa tabella seguendo i tuoi consigli

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  20. Riconosco che le tue guide sono sempre molto interessanti e soprattutto utili. Bel lavoro, complimenti =)

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  21. Ottima guida ma una cosa che adoro della mia vita e che posso fare a meno dei fogli excel per quanto siano preziosi e comodi

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  22. Per me organizzarmi così è impossibile, tra l'altro uso anche poco excel. preferisco di gran lunga l'agenda del mio iphone.

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  23. interessante questo post anche se mi ha messo ansia. Ho iniziato a lavorare in proprio da poco e se dovessi mettermi davvero a contare le ore di lavoro per ogni progetto, finirei per perdere tutti i clienti. Meglio non controllare...

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  24. Questo si che è un ottimo metodo per organizzarsi al meglio! Grazie dei suggerimenti utilissimi

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  25. Ottimo consiglio, anche se io già utilizzo Excel per la contabilità delle mie ore lavorative. prenderò qualche altro spunto.

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  26. grazie per questa serie di dritte, io ed excel non siamo mai andati troppo d'accordo, ora finalmente ho iniziato a capirci qualcosa ;)

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  27. Davvero un ottimo metodo secondo te lo posso applicare ad altro? Tipo le ore di scuola?

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